Cada vez somos más los convencidos del potencial que supone para las empresas contar con una figura organizativa que valore, gestione y desarrolle todos aquellos proyectos en los que se involucra la organización.
Esta figura, identificada por las siglas PMO en inglés (Project Management Office) y castellanizada como Oficina de proyectos, resulta ser una estructura que cuenta con una importancia que, aunque no todos conocen, todos valoran. Y es que el término como tal, conocido sobradamente en el ámbito de la consultoría de negocios y en la gestión de la I+D desde hace años, es algo que abarca mucho más y que desde hace relativamente poco tiempo está presente -o debería estarlo- en cada una de las organizaciones.
Pero no adelantemos acontecimientos y entendamos un poco más a fondo el porqué de todo esto.
Actualmente, las empresas se ven obligadas a enfrentarse a un entorno cambiante que condiciona la propia actividad empresarial, tanto desde un punto de vista interno (elevada rotación del personal, problemas de solvencia, cambios de prioridades etc.) como externo (mercados muy dinámicos, entrada de nuevos competidores, cambios de preferencias etc.). Todo ello lleva asociado de forma inherente el riesgo de que las empresas acometan sus actividades de un modo descoordinado, o incluso inconexo con los objetivos estratégicos de la propia organización.
Es precisamente en este complejo contexto empresarial en el que, con objeto de minimizar los riesgos y maximizar los beneficios, surge la necesidad de implantar un departamento estructurado que gestione de una forma pormenorizada la actividad de la empresa.
A esta figura organizativa, es a lo que llamamos “Oficina de proyectos«.
Llegados a este punto, deberías estar planteándote lo siguiente:
‘Vale. He entendido el concepto, pero… ¿qué ventajas puede reportar todo esto a mi empresa?’.
Pues bien, respondamos la cuestión en 10 puntos fundamentales:
- Mejora de la Eficiencia: Como en todos los aspectos de la vida, seremos más eficientes cuánto más controlada tengamos una situación. La oficina de proyectos actúa como una ‘hoja de ruta’ que nos marca el camino a seguir, los pasos a dar, el impacto que pueden tener, los baches que podemos encontrar y los recursos y costes que va a conllevar una determinada tarea o actividad.
- Aumento de la Eficacia: Contar con una buena planificación provocará que, a igual nivel de recursos, seamos capaces de hacer mucho más y mejor, lo que se traducirá en mayores beneficios para nuestra empresa.
- Control del riesgo: Es de vital importancia prever e identificar los riesgos a los que nos exponemos cuando afrontamos un nuevo proyecto. Contar con una estrategia definida va a producir que nos anticipemos a posibles situaciones de riesgo que, de no ser así, podrían hacernos fracasar, y que minimicemos o incluso evitemos sus efectos.
- Mayor ventaja competitiva: Trabajar más y mejor mejorará nuestro posicionamiento en el mercado.
- Organizaciones más flexibles: Retomando el tema del incierto entorno empresarial de hoy en día, conseguir que nuestra organización esté orientada al mercado es imprescindible. Al igual que un camaleón, deberemos conseguir que nuestra organización se adapte a la dinamicidad de los mercados, de manera que nos permita redireccionar nuestra actividad de la forma más ágil posible en el sentido que marque la demanda en cada momento.
- Mayor dominio: El hecho de controlar cada una de las fases de los proyectos en los que participa una empresa, la coloca en una posición de fortaleza al conseguir tener un conocimiento más profundo y amplio del negocio.
- Mejora del capital humano: Implantar una oficina de proyectos posibilita la creación de equipos de trabajo multidisciplinares que se beneficien de la situación mediante el aprendizaje constante, el potenciamiento de sus capacidades, el desarrollo de la creatividad mediante la búsqueda de posibles soluciones etc.
- Aumento del Know-how: El conocimiento adquirido es uno de los mayores valores con los que cuenta una organización. De esta forma, la estrategia utilizada en una actividad o proyecto nos puede servir para utilizarla en otras situaciones similares en el futuro, de manera que ahorremos tiempo y minimicemos el riesgo asociado.
- Mayor satisfacción de los clientes: Incluso en la situación más negativa en la que un proyecto no salga bien, una mayor implicación y conocimiento del mismo por parte de la organización llevará a poder ofrecerle al cliente una explicación detallada y certera del motivo del fallo y permitirá ofrecerle una solución que reconduzca la situación.
- Organizaciones enfocadas al éxito: Con este punto se sintetizan los nueve anteriores. La oficina de proyectos enfoca a una empresa de manera inequívoca hacia el éxito.
Ahora que tenemos claras las ventajas, vayamos un poco más allá. Es lógico pensar que la implantación de un nuevo departamento en una empresa ya conformada y consolidada puede acarrear claras dificultades para la compañía. Por ello, a la hora de implantar una oficina de gestión de proyectos, una buena opción a tener en cuenta es la de externalizar dicho servicio. Esto conllevará un ahorro de costes por parte de la organización, un ahorro de tiempo en la implantación, un aprovechamiento de la experiencia de consultores especializados y una mayor flexibilidad para la organización, ya que en cualquier momento podrá prescindir de los servicios contratados sin suponer costes.
Para cerrar este post y a modo de conclusión, deberías encontrarte en el punto de considerar que la implantación de una Oficina de Proyectos no sólo es una buena opción, sino que es un elemento necesario.
No obstante, si no es así y aún te queda alguna duda, escríbenos sin compromiso a través de la dirección de correo electrónico ayudas@gruposca.com y estaremos encantados de ayudarte.
Grupo SCA (www.gruposca.com) es una firma española de consultoría con más de veinte años en el mercado que cuenta con un área especializada en Oficina de Proyectos, experta en el asesoramiento y la gestión de la estrategia en las empresas.
10/07/2017. Daniel García, Consultor.
