Los grandes grupos empresariales y holdings con numerosas sociedades filiales o participadas locales y/o en el exterior, y con estructuras complejas y cambiantes, pueden ver limitada la eficiencia de su gestión societaria por la necesidad de desarrollar muchas tareas de poco valor añadido para disponer de la información de esta naturaleza al día. Así mismo, pueden estar incurriendo en riesgos evitables en materia de cumplimiento regulatorio por no disponer de una visibilidad completa de la información clave en este ámbito.
En este área de la gestión societaria se requiere el control del accionariado de cada sociedad, de sus consejeros y las potenciales incompatibildades de sus cargos, de las transacciones accionariales y su impacto societario y a efectos de consolidación, del cumplimiento de normas de diferente rango (desde estatutos sociales a legislaciones nacionales) relacionadas con el capital social empresarial o los miembros de sus órganos de gobierno, de toda la documentación jurídica ligada a estos conceptos, etc.
En el caso de las multinacionales o de las empresas que operan en sectores regulados, se requieren esfuerzos de gestión societaria adicionales para limitar los riesgos ligados a legislaciones mercantiles locales o regulaciones sectoriales.
Una gestión societaria que optimice la información y la actividad societaria de las sociedades filiales y subsidiarias requiere:
- Información centralizada y actualizada a disposición de los responsables de la cabecera del grupo y las diferentes sociedades que lo componen
- Una visión global y completa de la estructura aacionarial y de los consejeros y administradores y un registro único de todas las transacciones de capital
- La automatización de reglas de negocio y alertas sobre potenciales incumplimientos regulatorios que puedan penalizar a la empresa. Por ejemplo, por limitaciones en cuanto al número de consejos en que puede participar una misma persona o de límites máximos de participación en el capital social de una compañía
- Utilidades que permitan simular el impacto de transacciones de capital a efectos de definir el perímetro de consolidación o de evaluar el impacto en la estructura societaria
- Una gestión documental centralizada de los documentos legales ligados a la gestión societaria (estatutos, contratos, actas de consejo, convocatorias de juntas, etc.)
- Un planificador de tareas y un sistema de alertas automatizado cara al aviso de vencimientos, convocatorias, etc.
La disposición de herramientas de software permite una solución a esta problemática. de gestión societaria e Impulsan la productividad de las áreas de gestión jurídico-societarias y contribuyen a limitar potenciales riesgos por incumplimiento regulatorio.
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